Tutorial: Aprende a Usar PowerPoint

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PowerPoint es un programa de Microsoft que le da mas opciones y mayor flexibilidad y control de las presentaciones como nunca antes.

Por ejemplo, con PowerPoint puede crear una presentacion en pantalla a fin de exhibirla al publico en el transcurso de una conferencia sobre un tema.

Con PowerPoint tambien puede crear presentaciones Web para exhibir en Internet. Por ultimo, puede crear presentaciones automaticas que se ejecutaran sin ninguna intervencion.

En este Tutorial, aprenderemos los conceptos básicos para el manejo de PowerPoint, y crearemos nuestro primer pase de diapositivas.

¿QUÉ ES POWERPOINT?

PowerPoint es una aplicación incluida en el paquete Microsoft Office, que permite crear sencillas presentaciones o transparencias sobre cualquier idea en general.

El contenido de estas presentaciones puede variar desde un informe de desarrollo, recomendar estrategias o ventas de productos, servicios o ideas, informes de capacitación o cualquier otra idea de carácter general.

PowerPoint nos permite incluir en sus presentaciones imágenes (prediseñadas, desde ficheros o a través de un escáner), gráficos (sectores, barras, bursátiles, etc...), organigramas, así como sonidos y vídeos. Todo ello con la posibilidad de poder animarlo.

El límite, lo ponemos nosotros mismos.

Aprenderemos a incluir y utilizar cada uno de estos elementos mediante el desarrollo de una presentación didáctica, constituida por una serie de diapositivas, en la que haremos un breve recorrido por la vida y obra de una de los más grandes personajes de la historia: Leonardo da Vinci.

PRIMEROS PASOS CON POWERPOINT

Comenzar una presentación en Blanco

Veamos a continuación los primeros pasos que deberemos dar a la hora de desarrollar una presentación en PowerPoint:

1. Abre la aplicación PowerPoint. Se muestra una pantalla que nos da la opción de crear una presentación nueva o abrir una ya existente.
2. Selecciona la opción Presentación en blanco y haz clic en el botón Aceptar.
3. A continuación, mediante la ventana Nueva diapositiva, PowerPointnos solicita el formato de la primera diapositiva a incluir en nuestra presentación.

• Selecciona la opción En Blanco y haz clic en el botón Aceptar, para insertar una diapositiva en blanco en la presentación.
• Aparece la ventana de trabajo de PowerPoint, en la que podemos apreciar dos partes bien diferenciadas.

En la parte izquierda se muestra un esquema con cada una de las diapositivas que contiene nuestra presentación.

A la derecha, se encuentra la zona de trabajo donde se muestra la diapositiva en la cual estamos trabajando.

Aplicar una Plantilla de Diseño:

La diapositiva que acabamos de crear se encuentra en blanco, antes de incluir texto e imágenes en la misma, estableceremos un estilo de diseño para la misma.

1. Abre el menú Formato y selecciona la opción Aplicar plantilla de diseño...
2. Aparece una ventana que nos muestra los distintos diseño de diapositiva que nos ofrece PowerPoint.
3. Selecciona la opción Cuaderno.pot y haz clic en el botón Aplicar. 
4. Podrás observar como la dispositiva que anteriormente se encontraba en blanco, ahora ha adquirido el formato de la plantilla especificada.

AÑADIR CONTENIDO A UNA DIAPOSITIVA

Dedicaremos los siguientes capítulos a confeccionar las distintas diapositivas que constituyen nuestra presentación, para ello PowerPoint nos ofrece la posibilidad de insertar en la misma una serie de objetos: cuadros de texto, imágenes, sonidos, videos, gráficos, hipervínculos y tablas.

Insertar un Cuadro de Texto

1. Abre el menú Insertar y selecciona la opción cuadro de texto.
2. Haz clic con el ratón en cualquier parte de la diapositiva y escribe el siguiente texto: Leonardo da Vinci.
3. Pulsa la tecla Enter y ahora escribe: Vida y obra.
4. Selecciona el texto que acabas de introducir y establece el siguiente formato para el mismo:
   • Fuente: Times New Roman
   • Tamaño: 44
   • Alineación: derecha
   • Negrita, cursiva, subrayado y sombra de texto.
5. Abre el menú Insertar, selecciona Imagen y haz clic en la opción Imagen desde archivo...
6. Selecciona el archivo de imagen “Leonardo da Vinci.gif”. Haz clic en el botón Insertar.
7. Repite los dos pasos anteriores para insertar la imagen situada en el archivo: “Proyecto de un carro de combate.jpg”
8. Cambia el tamaño y la ubicación de los elementos insertados en la diapositiva hasta obtener una composición como la mostrada a continuación.

Añadir Diapositivas a la Presentación

1. Abre el menú Insertar y haz clic en la opción Nueva diapositiva...
2. Elige el autodiseño Lista con viñetas y haz clic en el botón Aceptar.
3. Para establecer un título en la diapositiva pincha con el ratón en el cuadro de texto que contiene la leyenda: “Haga clic para agregar título”.
4. Escribe el siguiente texto: Introducción.
5. A continuación haz clic en el interior de cuadro que posee el rótulo: “Haga clic para agregar texto”.
6. Selecciona un tamaño para el texto de 18 unidades y escribe la siguiente frase: Leonardo da Vinci (1452-1519), artista florentino y uno de los grandes maestros del renacimiento, famoso como pintor, escultor, arquitecto, ingeniero y científico.
7. A continuación pulsa la tecla Enter y escribe el siguiente texto: Sus innovaciones en el campo de la pintura determinaron la evolución del arte italiano durante más de un siglo después de su muerte.
8. Por último, pulsa la tecla Enter e introduce el siguiente rótulo: Sus investigaciones científicas —sobre todo en las áreas de anatomía, óptica e hidráulica— anticiparon muchos de los avances de la ciencia moderna.
9. Selecciona las tres líneas de texto que acabas de introducir y abre el menú Formato. Haz clic en la opción Interlineado... Aparecerá la ventana que nos permite
   establecer el espacio entre líneas y párrafos.
10. Abre la lista desplegable del apartado Después del párrafo y activa la opción Líneas.
11. Establece, en el mismo apartado, una distancia entre párrafos de 2 líneas. Haz clic en el botón Aceptar.
12. Inserta las imágenes que se encuentran en los archivos “La Virgen del clavel.jpg” y “Dibujo Anatómico.jpg”
13. Cambia el tamaño y la ubicación de las imágenes insertadas hasta conseguir un resultado similar al mostrado en la figura.

NOTA: Recuerda: que es importante guardar cada cierto tiempo el trabajo realizado. Para ello, abre el menú Archivo, escoge la opción Guardar y sigue las instrucciones de PowerPoint.

NOTA: Puedes ver el resultado, en pantalla completa, del trabajo realizado hasta el momento abriendo el menú Presentación y seleccionando la opción Ver presentación o pulsando la tecla F5. Puedes moverte de una diapositiva a la siguiente o la anterior mediante las flechas derecha e izquierda respectivamente. Para salir de la presentación pulsa la tecla Esc.

Insertar Sonidos a la Presentación:

PowerPoint nos permite incluir distintos sonidos en cada una de las diapositivas o añadir archivos de música que puedan ser reproducidos a lo largo de la presentación.

• Haz clic en la dispositiva nº 1 de la ventana de esquema de diapositivas para activarla.
• Abre el menú Insertar, selecciona el apartado Películas y Sonido y haz clic en la opción Sonido de archivo...
• Selecciona el archivo “La mañana.mp3” y haz clic en el botón Aceptar.
• A continuación nos preguntan si deseamos que el sonido se reproduzca automáticamente en lugar de tener que hacer clic en él, durante la presentación.
• Haz clic en el botón Sí.
• Ejecuta la presentación pulsando la tecla F5 y comprueba como el archivo de música que acabas de insertar se reproduce de forma automática mientras sea mostrada la primera diapositiva.
• Con el icono  seleccionado, correspondiente al sonido que acabas de incluir, abre el menú Presentación y haz clic en la opción Personalizar animación...
• Abre la pestaña Configuración de multimedia y en el apartado Al reproducir: selecciona la opción Continuar la presentación.
• En el apartado Detener la reproducción:, establece que ésta se detenga Después de 15 diapositivas. De esta manera la música continuará sonando durante toda la presentación.
• Haz clic en el botón Más opciones..., aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de sonido.
• Marca la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción y haz clic en el botón Aceptar. Con este paso establecemos una reproducción continua del archivo de sonido, es decir, una vez que termina vuelve a comenzar su ejecución.
• Marca la opción Ocultar con reproducción detenida, de este modo el icono con el altavoz que representa al sonido insertado no aparecerá en la diapositiva durante la presentación.
• Por último haz clic en el botón Aceptar de la ventana Personalizar Animación.
• Pulsa F5 para lanzar la presentación y comprueba los resultados.

Añadir Texto desde un Archivo:

A continuación añadiremos una nueva diapositiva a la que añadiremos el texto que se encuentra en un documento de Word.

1. Abre el menú Insertar y haz clic en la línea Nueva diapositiva...
2. En la ventana Nueva diapositiva escoge el autodiseño Lista con viñetas y haz clic en el botón Aceptar.
3. A continuación haz clic en el interior de cuadro que contiene el rótulo: “Haga clic para agregar título” y escribe: Los comienzos en Florencia.
4. Ahora inicia la aplicación Word y abre el archivo “Comienzos en Florencia.doc”.
5. Selecciona todo el texto que aparece en dicho archivo y cópialo en el portapapeles (Edición / Copiar).
6. Cierra el procesador de texto Word y retorna a PowerPoint.
7. Selecciona el cuadro con el título “Haga clic para agregar texto”.
8. Abre el menú Edición y selecciona la opción Pegar, de esta forma insertamos en la nueva diapositiva el contenido del portapapeles.
9. Muy posiblemente el texto insertado, debido al tamaño de fuente, salga fuera de los límites de la diapositiva. Selecciona todo el texto que acabas de insertar y establece un tamaño de fuente de 14.
10. Adapta las dimensiones del cuadro al nuevo tamaño del texto.
11. Añade a la diapositiva las imágenes contenidas en los siguientes archivos:
    • “Adoración de los magos.jpg”
    • “San Jerónimo.jpg”
    • “Retrato de Ginevra Venci.jpg”
12. Cambia el tamaño y la ubicación de las tres imágenes insertadas hasta obtener una diapositiva similar a la mostrada a continuación.

Insertar el Número de Diapositiva:

Veamos a continuación los pasos a seguir para numerar las diapositivas de nuestra presentación.

1. Abre el menú Ver y selecciona la opción Encabezado y pie de página.
2. Surge la ventana Encabezado y pie de página, en la que debemos abrir la ficha Diapositiva.
3. Activa la casilla de verificación Número de diapositiva.
4. Haz clic en el botón Aplicar a todas.

NOTA: observa que mediante los pasos anteriores también se podría haber incluido en cada una de las diapositivas tanto la hora y la fecha, como un pie de página.

PERSONALIZAR LA PRESENTACION

Cuando una presentación es ejecutada, el contenido de cada una de las diapositivas es mostrado de manera inmediata. En los siguientes ejercicios se indicarán los pasos a seguir para personalizar nuestra presentación, incluyendo algunos efectos en las transiciones entre diapositivas.

Además, es posible establecer que durante la presentación el contenido de las diapositivas vaya apareciendo poco a poco hasta componer la diapositiva, pudiéndose añadir algunos efectos especiales en la aparición de dichos contenidos.

Agregar Transiciones:

Una transición es un efecto especial usado para visualizar una nueva diapositiva durante la presentación. Por ejemplo, puedes hacer aparecer la diapositiva con un efecto de persiana, con un desvanecimiento en negro, etc. Cada diapositiva puede tener una transición diferente.

1. Selecciona la diapositiva nº 1
2. Abre el menú Presentación y haz clic en la línea Transición de diapositiva...
3. En la ventana Transición de diapositiva abre la lista desplegable que se encuentra dentro del marco Efecto.
4. Selecciona la opción Cuadros bicolores hacia abajo.
5. Activa el botón de opción Lenta, para disminuir la velocidad de la transición.
6. Abre la lista desplegable Sonido y elige Aplauso.
7. Por último, haz clic en el botón Aceptar y comprueba los resultados lanzando la presentación pulsando la tecla F5.
8. Repite los pasos anteriores para establecer la transición que desees al resto de diapositivas.

Animar Textos y Objetos:

Se pueden aplicar efectos de progresión al texto, gráficos u otros objetos que pueden estar en la diapositiva de forma individual, para llamar la atención de la audiencia. Por ejemplo, que cada viñeta principal aparezca con independencia de las demás o que el texto aparezca con palabras o letra a letra.

1. Selecciona la diapositiva nº 5 (Retorno a Florencia).
2. Abre el menú Presentación y haz clic en la línea Personalizar animación...
3. En la ventana Personalizar animación muestra la ficha Efectos.
4. El cuadro que aparece debajo del texto Animar objetos en la diapositiva:, nos muestra los objetos que componen la misma.
5. Activa la casilla de verificación que aparece a la izquierda del objeto Título 1.
6. Abre la lista desplegable que aparece a la izquierda en el marco Animación y sonido de entrada, y selecciona la opción Volar.
7. En la lista que encontramos a la derecha en dicho cuadro escoge la línea Desde la derecha y arriba.
8. Abre la lista desplegable situada en el apartado Introducir texto y elige la opción Por letra.
9. Haz clic en el botón Vista previa para comprobar el resultado de los efectos introducidos.
10. A continuación activa la casilla de verificación situada a la izquierda del objeto Texto 2.
11. Repite los pasos anteriores para establecer las siguientes opciones:
    • Arrastrar, Desde la derecha y Todo de una vez.
12. Por último, activa la casilla de verificación Marco de imagen 3.
13. Establece el valor Espiral, en la lista situada a la izquierda del apartado Animación y sonido de entrada.
14. Ahora muestra la ficha Orden e intervalos, en la cual podemos establecer el orden en el que van a aparecer los objetos en pantalla.
15. En el cuadro Orden de animación haz clic en la línea Título 1.
16. En el apartado Iniciar animación marca el botón de opción Automáticamente,
17. Como puedes observar, además se puede establecer el tiempo de transición de un objeto al siguiente, en este caso dejaremos el valor por defecto, es decir, 0 segundos.
18. Repite el paso 16 con los dos objetos restantes.
19. Por último, haz clic en el botón Aceptar y comprueba los cambios efectuados ejecutando la presentación.
20. Repite los pasos anteriores para animar el texto y las imágenes del resto de diapositivas.

FORMATOS DE ARCHIVO PARA GUARDAR PRESENTACIONES

Formato de Presentación:

Cuando deseamos guardar una determinada presentación para posteriormente seguir trabajando en la misma, añadiendo nuevas diapositivas, eliminar o modificar cualquiera de las existentes, etc., se deberán emplear el formato Presentación con extensión ppt.

1. Abre el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
2. En la lista desplegable Guardar como tipo: selecciona el formato Presentación (*.ppt).
3. En la caja de texto Nombre de archivo: escribe Leonardo Da Vinci.
4. Selecciona la carpeta en la cual deseas guardar la presentación.
5. Haz clic en el botón Guardar. En el caso de que ya existiera un archivo con el mismo nombre, nos preguntarían si queremos reemplazarlo, en este caso la respuesta es Sí.

Formato Presentación de PowerPoint:

Mediante este formato se puede crear un archivo de presentación ejecutable que podemos lanzar en cualquier ordenador que tenga instalado Microsoft Office, sin necesidad de abrir dicho archivo mediante PowerPoint, bastaría con hacer doble clic sobre el mismo. Otra ventaja sería la imposibilidad de modificar las presentaciones, guardadas mediante este formato, por parte de cualquier usuario. De esta manera nuestros trabajos pueden ser guardados en un disquete o CD-Rom y ejecutados en cualquier ordenador, simplemente abriendo el Explorador de Windows, localizando dicho archivo y haciendo doble clic en el mismo.

1. Selecciona la línea Guardar como... en el menú Archivo.
2. En la lista desplegable Guardar como tipo: escoge la opción Presentación con diapositivas de PowerPoint (*.pps).
3. En al cuadro de texto Nombre de archivo: escribe Leonardo Da Vinci
4. Selecciona al carpeta en la que deseas guardar el archivo.
5. Haz clic en el botón Guardar.
6. A continuación, abre el Explorador de Windows y localiza el archivo “Leonardo Da Vinci.pps”. Por último haz doble clic sobre él.

Formato de Página Web:

En el caso de que deseemos publicar nuestra presentación en Internet, se nos ofrece la posibilidad de guardar la misma en Formato de Página Web (.htm).

1. Abre el menú Archivo y selecciona la opción Guardar como...
2. En la lista desplegable Guardar como tipo: elige la opción Página Web (*.htm; *.html)
3. En el cuadro de texto Nombre de archivo escribe Leonardo Da Vinci
4. Haz clic en el botón Cambiar título...
5. Aparece una ventana en la que podemos cambiar el título de la página web. Escribe como título Leonardo Da Vinci, Vida y obra. Haz clic en el botón Aceptar.
6. Selecciona la carpeta en la cual vas a guardar el archivo y haz clic en el botón Guardar.
7. Abre el Explorador de Windows, localiza el archivo “Leonardo Da Vinci.htm” y haz doble clic sobre él. Podrás comprobar cómo se ha creado una página Web en la que
   es posible navegar a través de las diapositivas de la presentación.